Los sistemas de información son en la actualidad una herramienta que bien implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios, así como las empresas buscan diferenciarse de su competencia, los sistemas de información (SI) son una manera de hacerlo.

Existen tres clasificaciones en los sistemas de información: los sistemas transaccionales; los cuales se enfocaban básicamente en la simplificación de procesos operativos y tardados, cuando surgieron estos sistemas fueron muy bien aceptados porque ayudaban a la empresa en sus funciones de Contabilidad, Nomina, Cobranza, Facturación etc.

Después aparecieron los sistemas de apoyo a la toma de decisiones; como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, sistemas de apoyo a la toma de decisiones grupales, sistemas ejecutivos de información y los sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones, que solían introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales. Ejemplo de este tipo de sistemas están la programación de producción, programación de compra de materiales, flujo de fondos, simulaciones de negocios etc.

En nuestros días es importantísimo que las empresas integren este tipo de tecnología a través de plataformas que con un solo movimiento repercuten en otros departamentos de la empresa. Así por ejemplo una orden de producción implica la orden de compra de materiales al proveedor, descontar de los materiales disponibles el inventario, generar información de costos, generar una cuenta por pagar y finalmente descontar el flujo del efectivo cuando esta orden de materiales sea pagada en el futuro, todo esto integrado en una infraestructura que pueda ser utilizado por varios usuarios simultáneamente; haciendo consultas, capturas y finalmente arrojando reportes para la toma de decisiones.

2. Ventajas de la implementación de SI y TI

“Una empresa debe adquirir la infraestructura que le ayude a tomar decisiones rápidas y a resolver los retos de la actualidad; de lo contrario se quedará en el pasado”, (El Economista, 2002)[1] , según Luis Díaz, consultor de negocios y especialista en SCM y ERP de J.D. Edwards, firma que provee software y servicios de consultoría, asegura que desde 1990 la complejidad de los negocios aumentó y surgió la necesidad de integrar todas las funciones dentro de la empresa en un ambiente dinámico.

Explica que mientras en los años setenta, la dinámica de una empresa de manufactura sólo consistía en fabricar una pieza o dos y no el reto que ahora tienen las compañías manufactureras; hoy, lo importante es conocer lo que sucede dentro de la empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con su producto y su cliente.

Pero no cabe duda que cuando estos sistemas están implementados proporcionan grandes beneficios como, algunas de estas ventajas las menciona El Economista (2002) [1] :

Integran la administración de la empresa, las finanzas, la administración de las tesorerías, los recursos humanos entre otras.
Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio para identificar que actividades no están generando valor, poder eliminarlas y disminuir los costos.
Integran nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia como el Supply Chain Management Software que aprovecha las funciones del Internet y comunicaciones con costo realmente bajo.
Ayudan a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
Puede proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con esta tecnología.
La información está disponible para todos los usuarios en tiempo real.
Vence la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos distantes.
Es el primer paso a la integración de la Cadena de Valor, ya que integra la parte interna-administrativa de los negocios.

Figura 1: Cadena de Valor del software; [6]
También ayuda a la disminución de los costos en mermas, el control de los inventarios aunque sean distintos tipos de líneas de productos, la relación y facilidad de la ordenes de compra y pago.

Por mencionar un ejemplo; en compañías como Kodak con más de un siglo, me di cuenta que Fourth Shift ®[2] , le brindo la solución a sus problemas de comunicación e integración de sistemas como las bases de datos, la conexión y comunicación entre departamentos y grupos de trabajo. De acuerdo información emitida por SAP ® [3] en Burger King, se anuncio en Junio 25 de 2002 que se utilizaría el sitio mySAP.com como plataforma para integrar su tecnología de información de esta manera incrementar la efectividad de sus operaciones de negocio.

3. Integración de SI y TI

Alguna vez, hemos escuchado de grandes compañías que se fusionan, y sí en la mayoría de los casos se integran, pero algunas compañías sufren más con la integración de tecnología ya que normalmente ésta es distinta en cada una de las empresas.

De este modo se ve la importancia de crecer; de ser más grande. Una de las estrategias de crecimiento es las fusiones; hay distintos tipos de uniones; la fusión donde de dos compañías y se crea una nueva, compra es cuando una empresa compra una parte o la totalidad de otra compañía y por último las alianzas, donde se crean estrategias conjuntas pero cada compañía tiene su identidad propia y recursos para tomar sus propias decisiones.

En cada uno de estos caso se puede aplicar la integración de sistemas de información para tener mayores ventajas competitivas, según Floyd, 1992,[4]

1. En la adquisiciones: cuando una compañía compra una empresa la controladora esta sumamente interesada en “controlar” las operaciones y toma de decisiones, para esto se necesita un sistema de información (que normalmente ya existe en cada una de estas grandes compañías), pero la integración de las mismas se vuelve en un gran reto para las empresas.

2. En las fusiones; aplica la misma idea.

3. En las alianzas; cuando existen alianzas entre compañías el abanico de ayuda o estrategias que se pueden generar es inmenso, pero centremos este punto cuando la empresa hace alianzas con sus clientes, todo lo relacionado con el CRM (Customer Relationship Management) sale a relucir. Lo mismo cuando una empresa quiere integrar procesos o información con sus proveedores, hay se enfrentan al reto de la SRM (Supply Relationship Management).

4. Problemáticas enfrentadas al implementar SI y TI

Los problemas de adaptación de los sistemas de información, entre los problemas más significativos de estos sistemas, están el costo, el tiempo de implementación, la resistencia al cambio de los usuarios, también los problemas técnicos como por ejemplo la rapidez de respuesta del sistema, ya que con los sistemas LAN no son suficientes, dado que se necesitan sistemas de switchs y ruteadores para que el tiempo de respuesta de la red, sea adecuado a las necesidades de los usuarios, estamos de acuerdo que la velocidad de red 10/100 que conocemos no es suficiente cuando están conectados hasta 500 estaciones de trabajo.

Según Guerrero, 2004 [5] , cuando los sistemas ERP no dan el ancho en las organizaciones existe otra alternativa para tomar en cuenta, esta es los EAI (Enterprise Applications Integrations) en comparación de ERP radica en que la implementación de este último es considerada como “push-oriented”, se obliga a la organización a adaptarse a la linealidad del ERP, de ahí nace gran parte de la resistencia al cambio que ocurre durante los proyectos de implementación de ERP, uno de los principales problemas que se encuentran.

El enfoque de EAI es “pull-oriented”, es decir, que se parte de los procesos y aplicaciones existentes para “mapear” e integrar funciones que actualmente están desagregadas, lo cual ocurre de una manera más flexible para la empresa, desgraciamente esta metodología aplica de mejor manera ala Pequeña y mediana empresa, en la Tabla 1 se muestra las diferencias entre los ERP y los EAI:
Tabla 1: Comparativo entre ERP y EAI, Guerrero, 2004[5]
ERP EAI
Técnico Grado de Reingeniería Medio / Alto Bajo / Medio
Método de Integración Integración de Procesos Mapeo de Procesos
Período Implementación Largo Medio
Cultural Grado de Resistencia Alto Bajo
Procesos de Negocio Centralizado Descentralizado